Wer sich mit Selbstorganisation und Produktivität beschäftigt, kommt an David Allans bekanntes Buch „Getting Things Done“ nicht vorbei. In seinem Buch empfiehlt David Allan Projekte und daraus folgende Aufgaben in einem Werkzeug zu sammeln, welches man regelmäßig überprüft und aktualisiert, um die eigenen Aufgaben zu verwalten und sich zu organisieren. Hier zeigen wir Dir, wie Flowri Dich bei der Umsetzung von GTD® unterstützen kann.

Die Kunst To-Do-Listen zu schreiben — Sei klar und präzise

Häufiger Fehler ist in seiner To-Do-Liste bloß Dinge und Ziele aufzuzählen, die letztendlich einer weiteren Klärung benötigen, bevor man sie wirklich in die Tat umsetzen kannst. Denn solche Aufzählungen von Zielen geben nicht wieder, was wirklich getan werden soll. Angesichts der Fülle der Dinge, die man nicht unmittelbar tun kann, kann es mitunter frustrierend und entmutigend werden, mit solchen Listen zu arbeiten.

Um mit einem Projekt wirklich vorwärts zu kommen ist es daher wichtig, in der To-Do-Liste präzise zu sein über das, was wirklich getan werden soll. In seiner Coaching-Praxis hat David Allan festgestellt, dass mangelnde Definition und Klarheit über ein Projekt und die nächsten zu erledigenden Schritte das Hauptproblem in der erfolgreichen Umsetzung von Projekten sind.

Entscheidend ist daher, Dinge und Ziele in tatsächlich umsetzbare Schritte zu übersetzen, die man wirklich erledigen kann, um mit dem Projekt vorwärts zu kommen. Das ist natürlich Arbeit. Dennoch muss diese Arbeit der Klärung ohnehin früher oder später stattfinden, wenn man mit einem Projekt vorwärts kommen möchte.

Erster Schritt, zweiter Schritt …

Der Hauptgrund, To-Do-List zu machen ist all diese Dinge aus seinen Kopf zu bekommen und an einer zuverlässigen Stelle zu sammeln und zu organisieren. David Allan empfiehlt, für die übersichtliche Organisation Deiner Projekte und Aufgaben passende Kategorien zu verwenden. Außerdem empfiehlt er, die nächsten ausführbaren Schritte aufzuschreiben, die zu erledigen sind.

Flowri wurde entwickelt, um Deine Workflows abzubilden, kleine und größere. Du kannst in Flowri nur die nächsten Schritte oder auch gleich den kompletten Plan festhalten, was zu tun ist. In Flowri kannst du abhängige Schritte / Aufgaben in deinen Listen verwenden. Wir nennen das Listen mit Tiefe. Das hilft dir dabei, klar und präzise festzuhalten, was du zu tun hast und in welcher Reihenfolge du es tun willst.

Review, review, review

Um GTD® erfolgreich umzusetzen, ist es notwendig, dass du deine To-Do-Listen regelmäßig durchgehst und aktualisierst. Das hilft nicht zuletzt auch dabei, den Kopf frei zu haben. Du kannst in Flowri jederzeit zwischen einer klassischen Listenansicht und einer Board-Ansicht wechseln. Das macht es einfacher, deine Listen zu überprüfen und auf den neuesten Stand zu bringen.

Einfach machen – ein Schritt nach dem anderen

Manchmal hat man es mit sehr vielen To-Dos auf einmal zu tun. Mit Flowris abhängigen Aufgaben kannst Du sicherstellen, dass die ersten Schritte als erstes erledigt werden. Flowris Kontext- und Fokus-Features helfen zusätzlich dabei, dich auf die Projekte und Aufgaben zu konzentrieren, die Du gerade erledigen möchtest. Du kannst damit problemlos dasselbe System für private und berufliche Aufgaben verwenden und jederzeit zwischen diesen Kontexten hin- und herschalten.

Hast Du besondere Tricks und Kniffe für To-Do-Listen?